Geplaatst door Gemeenten zijn rondom de decentralisaties nu volop bezig met het sluiten van de contracten en laten accorderen van beleid. Door de tijdsdruk lukt het veel gemeenten niet om nadrukkelijk over de kosten van de risico’s te onderhandelen, en dit vast te leggen in de contracten. Dit is een risico op zich. Tijdens een brainstormsessie met 15 gemeenten hebben we nagedacht hoe straks op de contracten te sturen.
Doelstelling
Uiteraard is het de bedoeling om na het sluiten van de contracten zo spoedig mogelijk goede stuurinformatie te verkrijgen om daadwerkelijk synergie en integraliteit in de signalen en dienstverlening te realiseren. Grappig is te realiseren dat het Rijk deze stuurinformatie nooit heeft gehad. Met deze informatie kan er bijgestuurd worden en daarnaast leveren de uitkomsten input voor eventuele nieuwe onderhandelingen met contractpartijen.
Mogelijke stappen
- Eerste stap is de kennis en verantwoordelijkheid rondom contractmanagement goed te organiseren. Een idee is om contractmanagers aan te stellen. De vraag is of je een schaap met 5 poten moet vinden of wellicht een contractteam moet opbouwen met een accountmanager (kennis van het beleid en inkoop) en financieel specialist.
- Vervolgens dienen de contracten goed vastgelegd te worden in een contracten register; met daarin ook de samenvatting van de te leveren prestaties/risicoverdeling. Op die wijze bestaat een integraal beeld van de contracten per partij, de prestaties, en de bedragen. De vraag is echter of dit voldoende stuurinformatie genereerd.
- Ontwerpen kader stuurinformatie. Nu de data vanuit het Rijk wellicht niet geheel accuraat zijn is het noodzaak om zo snel mogelijk wel de juiste informatie te verkrijgen, zodat een beeld gekregen kan worden of er voldoende kwaliteit wordt geleverd en dat de kosten niet uit de klauwen lopen;
- Maak een uittreksel per aanbieder qua producten en tarieven.
- Prioriteer met een risicomanagement focus; welke instellingen maak je je zorgen (bijv.
geen alternatief, veel wisselingen in management) - Benoem waarschuwingssignalen om mogelijke problemen met partners eerder te kunnen zien aankomen
- Bepaal de structuur van de management informatie; de kunst is om niet door te schieten in de uitvraag in ‘KPI’ (A4 format vast (KPI’s) + stukje info)
Opzet mogelijke informatie vanuit verschillende partijen
Robert 't Hart 