Geplaatst door Gemeenten zijn op dit moment druk bezig om de zorgactiviteiten aan te besteden. De eerste signalen lijken niet te wijzen op de enorme kostenbesparingen waarop gerekend werd. Wellicht staan gemeenten al met 2-0 achter door de gesloten transitieakkoorden dan wel andere verworven rechten of is er door ontslagen in de sector minder capaciteit beschikbaar dan waarop was gerekend.
Contract
Een contract komt tevoorschijn als het mis gaat. Contracten gaan over risico`s overdragen of risico’s delen. Ondanks dat gegeven stappen veel gemeenten, mijns inziens, naïef in contracten door niet vooraf een risicoanalyse uit te voeren. Zo`n risicoanalyse dient direct input te zijn voor de onderhandelingen en het contract. Echter, te vaak wordt eerst besloten tot samenwerking en rolt hier vervolgens een contract uit. Dit is absoluut een gemist kans. Een contract is misschien wel de belangrijkste beheersmaatregel. Elk risico dat niet in het contract is afgedekt komt vaak in het “overmacht” bakje en daarmee dus voor rekening van de opdrachtgever.
Risicoanalyse als basis
Het is niet moeilijk om met een groep medewerkers vooraf eerst eens te brainstormen over de zorginhoudelijke, juridische, imago technische, bedrijfskundige en financiële risico’ s. Zo`n discussie vormt een prima basis om te bepalen welke risico’s de organisatie zelf kan en wil dragen en welke je wilt overdragen, dan wel delen. Dit vormt daarmee ook de basis voor de onderhandelingsstrategie.
Onderhandelen
Voordat je met onderhandelen begint kun je eerst vragen aan de potentiële opdrachtnemer welke risico’s hij ziet en hoe hij er mee omgaat. In de oproep tot aanbesteding kunnen criteria worden opgenomen aan welke kwaliteitseisen de risicoanalyse moet voldoen en hoe dit meeweegt. Op die manier krijg je van meerdere inschrijvende partijen risico’s welke zeer nuttige informatie zijn over je proces, en die je daarmee ook kunt gebruiken in de prijs- en voorwaardenonderhandelingen.
Contractvorming
Van de belangrijkste risico’s dient in het contract te worden vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is. Voor welke prestaties en welke verplichtingen? De standaard onderdelen van een contract waar afspraken over risico’s vaak terecht komen zijn bij de prestaties afspraken, voorwaarden (spelregels) en ontbindingsgronden.
Staat een risico nergens genoemd en wordt er bijv. daardoor niet geleverd wordt dan wordt dat vaak gezien als overmacht en komt daarmee voor rekening van de opdrachtgever.
Sturing op prestaties
Als de afspraken goed vastliggen, dient er proactief op gestuurd te worden. Wordt er inderdaad geleverd wat is afgesproken. Qua sturing is het bij grote contracten belangrijk om incidenten goed vast te leggen. Bijv. levert de leverancier inderdaad maandelijks zijn overzichten aan? Op deze wijze wordt een goed dossier aangelegd om als het mis gaat goed onderbouwd aan te geven dat het wanprestatie betreft.
Robert 't Hart 