Voorkom een ‘projectkerkhof’

Risicobeheersing bij het stoppen van projecten

Deze week ben ik gestart met het uitrollen van risicomanagement binnen een grote internationale organisatie. Tijdens de workshop in de Verenigde Staten kwam een risico naar voren dat bij veel organisaties speelt. Hoe kun je projecten stoppen? Bijvoorbeeld in situaties waarbij het imago richting de stakeholders op het spel staat; er zijn immers verwachtingen gewekt. Saillant detail:  veel externe en interne projecten sterven een stille dood.

De geboorte van een project

Veel projecten starten door de waarneming van een externe of interne kans of uitdaging. Er moet een verandering plaatsvinden. De case wordt geanalyseerd en er volgt een strategische beslissing van de directie. Voor de achterliggende operationele activiteiten wordt een goed project team samengesteld en het project wordt gestart. Maar, dan…

Stoppen blijkt moeilijk

Er komt een moment waarop een project afgerond moet worden of simpelweg moet stoppen. Vaak zijn hiervoor meerdere redenen. Denk aan gewijzigde externe omstandigheden of aannames die niet juist bleken te zijn. Maar, het stoppen van projecten is niet eenvoudig.

• Er zijn immers beloften gedaan aan de stakeholders.
• Er is veel geld uitgegeven en er zijn contractuele verplichtingen aangegaan.
• Projectteams willen niet opgeven en geven weinig negatieve signalen af omdat ze uitdagingen blijven zien.
• Er is kans op gezichtsverlies voor de projectleider en/of opdrachtgever, die zich persoonlijk met het project verbonden voelt.

Hoe beheers je dit risico?

1. Beschrijf en leg vast hoe je met dit soort situaties op boardniveau om wilt gaan. Met name onder welke omstandigheden een project gestopt moet worden.
2. Laat de stakeholders liefst vooraf proactief weten dat het ook anders kan lopen door vooraf risicoanalyse te doen en deze te communiceren
3. Zorg voor een regelmatige (externe) check op portfolioniveau om te zien projecten  nog opportuun zijn en bespreek deze  binnen het management team.
4. Zorg daarnaast altijd voor een goede exit strategie in de verplichtingen naar derden.
5. Benoem expliciet de menselijke valkuil “angst voor verlies”  en deel dit met elkaar. Gezamenlijke smart is halve smart