Interne communicatie risicomanagement

10 ZINNEN DIE DE RISICOMANAGER BETER KAN VERMIJDEN

“C’est le ton qui fait la musique “, een overbekende uitspraak die we allemaal kennen. Vrij vertaald houdt deze zin in dat de toon en woorden die je gebruikt, bepalend zijn voor hoe je boodschap bij anderen overkomt. Zeker voor een risicomanager is het juiste woordgebruik van essentieel belang. Voor interne communicatie over risicomanagement zijn mensen immers het belangrijkste medium. Door de juiste toon kun je weerstand en vooroordelen wegnemen in plaats van deze te creëren.

In deze blog geef ik 10 voorbeelden van woorden of zinnen die weerstand oproepen, en die een risicomanager beter kan vermijden.

1. De managers moeten, klinkt zeer belerend. Bovendien, als ik als manager iets moet, dan wil ik het niet meer. Als midden-manager raak ik kortom niet intrinsiek gemotiveerd van deze zin, en de boodschap komt er niet door tot leven in de organisatie. Wellicht kun je beter het woord helpen
2. Risicomanagement gaat niet alleen om beheersen maar om kansen pakken. Deze uitspraak doet denken aan de bekende paarse olifant. Als je deze zin gebruikt dan onthoudt iedereen dat risicomanagement enkel om beheersen draait. Wellicht kun je de boodschap beter door middel van een metafoor brengen. Zorg er in ieder geval voor dat er gelijk positiviteit in doorklinkt. Bijvoorbeeld: De balans tussen risico’s nemen en beheersen.
3. Risicomanagement behoort tot mijn takenpakket. Deze zin klinkt zeer formeel en geeft aan dat je weinig plezier aan je taken beleeft. Wellicht kun je uiteenzetten waarom je zo enthousiast bent.
4. We gaan met jullie meekijken. Hoewel dit minder dwingend klinkt dan moeten, klinkt meekijken wel erg passief. De manager kan er het idee van krijgen dat hij keihard bezig is, terwijl de rest toekijkt.
5. We gaan risico’s in beeld brengen zodat je altijd in control bent. Vooral het woord altijd is een zeer gevaarlijk woord, dat wijst op perfectionisme. Daarbij is control niet iets waar de gemiddelde manager warm van wordt.
6. Zoals jullie weten. Dit veronderstelt voorkennis en klinkt arrogant. Vaak wordt er verwezen naar codes, wetgeving of een belangrijke beslissing aan de top. Als mensen al op de hoogte zijn, moet je dit vooral niet herhalen.
7. Risicomanagement gaat over identificeren, analyseren en beheersen. De uitleg van een proces is veelal slaapverwekkend. Gebruik liever een metafoor.
8. Risicoraamwerk. Het is beter om deze term te vermijden. Het is formeel taalgebruik, dat veel werk veronderstelt. Wellicht is het slimmer om hier standaard risico-taal te gebruiken.
9. Zodat we risico-beperkende maatregelen kunnen nemen. Een moeilijk woord dat naar beheersing ruikt, terwijl de acceptatie van risico’s vaak de goedkoopste oplossing is.
10. Koppelen we aan de P&C-cyclus. Besef dat veel managers de P&C-activiteiten als beknellend ervaren. Vaak moeten er vele formats in een korte tijd worden ingevuld. Natuurlijk wil je de output van een goed proces meenemen in de rapportages, maar dit betekent niet dat je het met dezelfde papierwinkel mee moet nemen. Gebruik liever het woord dialoog.

Zoals bij alles in het leven geldt ook bij het vinden van de juiste woorden en toon: oefening baart kunst. Zijn er nog andere woorden of zinnen die je als risicomanager nog meer moet vermijden?