Geplaatst door In gesprekken met controllers, compliance officers en risicoexperts stel ik vaak dezelfde vraag: Hoe volwassen is de eerste lijn van jullie organisatie? Vaak krijg ik non-verbale signalen of antwoorden die erop wijzen dat de eerste lijn nog niet helemaal volwassen is. Dat het beter kan, dat er nog veel te leren valt. Maar na een tijdje stel ik dan een andere, misschien wel belangrijkere vraag: Hoe volwassen ben je zelf?
Als je kind nog steeds zijn of haar veters niet kan strikken, dan helpt het niet om alleen maar te zeggen dat het kind het beter moet doen. Misschien moet je het dan eens op een andere manier proberen, met meer geduld, meer begeleiding en een andere aanpak. Zo werkt het ook binnen organisaties. Een volwassen tweede lijn geeft de eerste lijn niet de schuld, maar kijkt eerst in de spiegel.
Wat betekent een volwassen tweede lijn?
Een volwassen tweede lijn is niet alleen een controleur of toezichthouder die fouten aanwijst. Het is een partner die samenwerkt, ondersteunt en beschermt. Hieronder een aantal kenmerken van een volwassen tweede lijn:
- Erkent dat hij/zij specialist is op slechts één vakgebied
Niemand kan alles weten. Een volwassen tweede lijn beseft dat zijn of haar expertise beperkt is tot een specifiek domein en dat andere specialisten ook waardevolle kennis hebben. - Toont empathie en zoekt samenwerking
In plaats van te wijzen naar de eerste lijn, erkent de tweede lijn dat het een gezamenlijk proces is. Samenwerking en begrip staan centraal. - Beschermt en helpt de eerste lijn
Beschermen betekent niet alleen controleren, maar ook de eerste lijn ondersteunen. Bijvoorbeeld door toezichthouders te wijzen op de beheersmaatregelen die er echt toe doen en die belangrijke risico’s beheersen, en niet op irrelevante details. - Helpen kan op verschillende manieren:
- Zelf prioriteiten stellen door de top risico’s binnen het eigen vakgebied te identificeren.
- In heldere, begrijpelijke taal de relevante beheersmaatregelen omschrijven.
- Faciliteren door de organisatie te helpen de stand van de beheersing concreet en inzichtelijk te maken.
- Geïntegreerde en gestandaardiseerde aanpak
Door gebruik te maken van dezelfde werkwijzen, data en administratiesystemen, en door standaard geformuleerde risico’s en beheersmaatregelen toe te passen, kunnen dubbele vragen en onnodige complexiteit worden voorkomen.
Waarom is dit zo belangrijk?
Een volwassen tweede lijn zorgt ervoor dat de eerste lijn zich gesteund voelt in plaats van bekritiseerd. Dit vergroot de bereidheid om de echte risico’s serieus te nemen en beheersmaatregelen daadwerkelijk te implementeren. Het voorkomt frustratie en versnippering van verantwoordelijkheden. Bovendien helpt het de organisatie om effectiever en efficiënter te werken, met een heldere focus op de balans tussen het creëren van waarden en het managen van de belangrijkste risico’s.
Conclusie
De volwassenheid van de eerste lijn begint bij de volwassenheid van de tweede lijn. Door zelfkritisch te zijn, samen te werken en te ondersteunen, kan de tweede lijn een krachtige motor zijn voor risicobeheersing en compliance binnen de organisatie. Dus voordat je de eerste lijn de maat neemt, kijk eerst eens goed in de spiegel. Misschien is het tijd om je aanpak te herzien en samen te bouwen aan een volwassen, veerkrachtige organisatie.
Heb jij ervaring met het volwassen maken van de tweede lijn? Deel je inzichten en tips in de reacties!
Robert 't Hart 