Geplaatst door De afgelopen sessie kwam een zwerm van gemeentelijke auditers bijeen in Breda. Tijdens deze boeiende dag stonden de veranderingen qua rechtmatigheid centraal, waarbij een sterke koppeling werd gelegd met de in control statement. Dagvoorzitter was Dirk de Groot, concern controller van de gemeente Breda.
Dialoog tussen raad en collega
Jan van der Bij (Ministerie van Binnenlandse Zaken) trapte de dag af met de aanleiding van de voorgenomen wijzigingen. De gekozen insteek is vooral staatsrechtelijk van aard: het versterken van de dialoog over rechtmatigheid tussen raad en college. Van der Bij vertelde dat hij uitgaat van een zogenaamde expliciete rechtmatigheidsverklaring, waarbij het college zelf verklaard rechtmatig te handelen. In die zin gaat het om een statement, maar anders dan de accountant die verklaard dat de jaarrekening getrouw en rechtmatig tot stand is gekomen. De randvoorwaarde voor de invoering is wel dat de kosten en administratieve lasten voor gemeenten niet stijgen. De rol van de accountant verandert niet en daarom is een besparing op de accountantskosten niet aan de orde, volgens Koos Vos van NBA. De aanpak die werd voorgelegd is hier door middel van pilots leerervaringen aan te koppelen. De streefdatum die werd bepaald voor de wijzigingen rondom dit thema zijn 1 januari 2020.
De mythe van de in control statement
Vervolgens nam de scherpe Paul Hofstra het woord, voorzitter van de rekenkamer Rotterdam. Zijn presentatie over de “mythe van in control statements” sprak mij zeer aan. Hofma omschrijft het ICF als een papieren werkelijkheid, die beschrijft hoe het zou moeten zijn. Dat de werkelijkheid heel anders is blijkt wel uit de vele rekenkamerrapporten die onder zijn hand zijn uitgebracht. Zo bleek uit het rapport Waterfront dat de inkoop en aanbestedingsprocessen zeer goed zijn beschreven maar het gedrag in de organisatie iets anders liet zien. De opzet en werking van processen loopt uiteen, zo noemt Hofstra dat. En dan kan het gebeuren dat een accountant toch een goedkeurende verklaring afgeeft, terwijl een fraude welig doorwoekert. In een andere casus voldeed Rotterdam op papier volledig aan de BIG, terwijl de rekenkamer binnen 3 uur alle administratierechten van de belangrijke IT-systemen bemachtigde. Het advies van Hofstra: focus vooral op de 1e lijn en leg daarbij grotere nadruk op sturing op soft controls en audits op de werking van processen en procedures. En laat dat laatste doen operational auditors.
Afbakening van het begrip rechtmatigheid
Hierna was Evert den Hartog aan de beurt. Als voormalig concerncontroller van de gemeente Leiden, werd onder zijn leiding een ICS gestart, maar deze werd hoofdzakelijk als verbetertraject voor de bedrijfsvoering gezien.
Tijdens de korte speedsessie en de einddiscussie werd vooral gesproken over de afbakening van het begrip rechtmatigheid. De nadruk lag hierbij op de verantwoording van rechtmatigheid in plaats van op de verklaring. Daarom moet dan ook klein gestart worden met een sterke focus op belangrijkste financiële processen. Andere punten die naar voren kwamen:
- de wettelijke verandering kan ervoor zorgen dat het college zich meer verantwoordelijk gaat voelen, iets dat een sterke drijfveer kan zijn voor verbeteringen op de werkvloer.
- Niet vergeten moet worden dat de ontwikkelingen op het gebied van technologie, demografie en wetgeving niet stil staan.
- De politiek bedrijfsvoering meestal niet interessant vindt, tenzij het flink misgaat.
Verandering van binnenuit
Naar mijn idee duurt het nog wel even met deze wettelijke verandering. Zelf vraag ik mij ook af waarom deze wijzingen nu eigenlijk worden doorgevoerd. Het op te lossen probleem is onduidelijk, een duidelijke visie ontbreekt, de reikwijdte van de verklaring is nog niet ingevuld en de wensen van BZK en de behoeften van gemeenten op dit punt lijken nog behoorlijk uiteen te liggen. Duidelijk is wel dat een echt “in control statement”, waarin rechtmatigheid, doelmatigheid en de (kwaliteit van) controle en (risico)beheersingssytemen naast elkaar bestaan, nog ver bij ons vandaan ligt. Vooralsnog moet de verbetering van de (financiële) bedrijfsvoering van binnenuit komen. En dus ieder zijn eigen groeistrategie voor verbetering: Niet door een prikkel van buiten, maar door intrinsieke motivatie om het beter te doen dan gisteren. En dat is wel dan wel iets waar ik me persoonlijk in kan vinden.
Robert 't Hart 